Skaitmeninimo strategija yra 5–10 puslapių dokumentas, kuriame užrašyta, kokių verslo tikslų įmonė siekia pasitelkdama technologijas, kokie projektai tam vykdomi, kas už juos atsako, iki kada jie turi būti įgyvendinti ir pagal kokius rodiklius bus vertinama nauda. Ji rengiama šešiais žingsniais: įvertinama būklė, nustatomi verslo tikslai, sudaromas galimybių sąrašas, nustatomi prioritetai, parengiamas projektų planas ir numatoma valdymo tvarka. Strategija naudinga tik tada, kai vadovybė ją reguliariai peržiūri.
Kodėl reikia rašytinės strategijos?
Daugelyje įmonių sprendimai dėl skaitmeninimo priimami atskirai. Vienas padalinys perka programą, kitas kuria skaičiuoklę, trečias pradeda naudoti DI pokalbių įrankius. Kiekvienas sprendimas atskirai atrodo protingas, bet kartu jie sukuria nesusietų sistemų ir rankinio darbo tinklą.
Rašytinė strategija padeda trimis būdais. Pirma, ji priverčia susitarti dėl prioritetų. Antra, ji leidžia įvertinti tiekėjų pasiūlymus pagal įmonės tikslus, o ne pagal tiekėjo produktą. Trečia, ji suteikia pagrindą matuoti naudą.
Kaip parengti skaitmeninimo strategiją per 6 žingsnius
Įvertinkite dabartinę būklę
Surašykite naudojamas sistemas ir skaičiuokles, pagrindinius procesus ir vietas, kur duomenys perkeliami rankiniu būdu. Atlikite skaitmeninės brandos savitikrą, kad pamatytumėte silpnesnes sritis.
Užrašykite 3–5 verslo tikslus
Tikslai turi būti susiję su verslu, o ne su technologijomis: sutrumpinti užsakymo vykdymo laiką, sumažinti klaidų sąskaitose, gauti mėnesio rodiklius per dieną, o ne per savaitę.
Sudarykite galimybių sąrašą
Kartu su padalinių vadovais surašykite problemas ir idėjas. Įvertinkite kiekvienos problemos sprendimo ar idėjos įgyvendinimo naudą, sąnaudas, sudėtingumą ir priklausomybę nuo kitų darbų.
Nustatykite prioritetus
Pirmiausia rinkitės projektus, kurie duoda daug naudos ir yra nesudėtingi, bei tuos, be kurių neįmanoma įgyvendinti kitų (pavyzdžiui, duomenų sutvarkymą prieš diegiant DI).
Parenkite projektų planą
Kiekvienam projektui nurodykite: tikslą, atsakingą asmenį, terminą, biudžeto ribas, rodiklį ir jo pradinę reikšmę.
Nustatykite valdymo tvarką
Nustatykite, kas ir kaip dažnai peržiūri strategiją, kaip priimami sprendimai dėl naujų projektų ir kaip atsiskaitoma vadovybei.
Skaitmeninimo strategijos šablonas
Toliau pateiktą struktūrą galite nukopijuoti į savo dokumentą. Skyrių pavadinimus pritaikykite savo įmonei.
1. Santrauka (1 puslapis)
- Kodėl įmonei reikia skaitmeninimo dabar (2–3 sakiniai).
- 3–5 verslo tikslai ir jų rodikliai.
- Pagrindiniai projektai ateinantiems 12 mėnesių.
- Kas atsako už strategijos įgyvendinimą.
2. Dabartinė būklė
- Naudojamos sistemos ir skaičiuoklės: paskirtis, naudotojai, atsakingas asmuo.
- Pagrindiniai procesai ir jų problemos (rankinis darbas, klaidos, vėlavimai).
- Duomenų būklė, jų saugojimo vietos ir už pagrindinių duomenų kokybę atsakingi asmenys.
- Skaitmeninės brandos vertinimo rezultatai pagal sritis.
- Darbuotojų skaitmeniniai įgūdžiai ir DI naudojimas šiuo metu.
3. Verslo tikslai ir rodikliai
| Verslo tikslas | Rodiklis | Pradinė reikšmė | Tikslas po 12 mėn. | Atsakingas asmuo |
|---|---|---|---|---|
| Greitesnis užsakymų vykdymas | Dienų skaičius nuo užsakymo iki išsiuntimo | (įrašykite) | (įrašykite) | (pareigos) |
| Mažiau rankinio darbo | Duomenims perkelti skiriamų valandų skaičius per mėnesį | (įrašykite) | (įrašykite) | (pareigos) |
| Patikimesni rodikliai | Dienų skaičius mėnesio ataskaitai parengti | (įrašykite) | (įrašykite) | (pareigos) |
4. Projektų portfelis
| Projektas | Kuriam tikslui skirtas | Prioritetas | Pradžia ir pabaiga | Biudžeto ribos | Atsakingas asmuo |
|---|---|---|---|---|---|
| (pavadinimas) | (tikslas) | Aukštas, vidutinis ar žemas | (ketvirčiai) | (ribos) | (pareigos) |
5. Duomenys ir sistemų architektūra
- Kuri sistema yra pagrindinis klientų, produktų, kainų ir finansų duomenų šaltinis.
- Kokios integracijos reikalingos ir kokia eilės tvarka jos bus įgyvendinamos.
- Prieigos valdymas, atsarginės kopijos ir duomenų atkūrimo iš jų patikra.
6. Dirbtinis intelektas
- Atrinkti DI naudojimo atvejai ir jų prioritetai.
- DI naudojimo taisyklės, nurodančios, kokius duomenis galima naudoti ir kas tikrina rezultatus.
- Darbuotojų mokymai. ES dirbtinio intelekto akto 4 straipsnis įpareigoja DI sistemas naudojančias organizacijas imtis priemonių savo darbuotojų raštingumui DI srityje stiprinti (Europos Komisija, DI raštingumo klausimai ir atsakymai).
- Išsamiau skaitykite puslapyje DI diegimas įmonėje.
7. Žmonės ir pokyčių valdymas
- Kuriuos žmones paveiks pokyčiai, kaip jie bus informuojami ir mokomi.
- Už kiekvieną sistemą atsakingi įmonės darbuotojai.
- Kaip renkamas darbuotojų grįžtamasis ryšys.
8. Rizikos
- Pagrindinės rizikos: priklausomybė nuo tiekėjo, duomenų kokybė, darbuotojų pasipriešinimas, kibernetinis saugumas, asmens duomenų apsauga.
- Kiekvienos rizikos tikimybė, poveikis, valdymo priemonė ir atsakingas asmuo.
9. Biudžetas ir finansavimas
- Biudžeto ribos pagal projektus ir metus.
- Galimi finansavimo šaltiniai: nuosavos lėšos, ES ir nacionalinės priemonės. Galiojančius kvietimus tikrinkite esinvesticijos.lt ir Inovacijų agentūros svetainėse.
10. Valdymas ir peržiūra
- Kas atsako už strategiją.
- Peržiūros dažnumas: projektų būklė peržiūrima kas mėnesį, rodikliai ir prioritetai kas ketvirtį, visa strategija kartą per metus.
- Kaip priimami sprendimai dėl naujų projektų, kurie atsiranda tarp peržiūrų.
Kaip patikrinti, ar strategija gera?
Atlikite paprastą testą. Ar galite į kiekvieną iš šių klausimų atsakyti vienu sakiniu?
- Kokius 3 dalykus įmonė per metus darys kitaip dėl skaitmeninimo?
- Kas atsako už kiekvieną projektą?
- Pagal kokį rodiklį po metų vertinsite, ar pavyko?
- Ko šiais metais sąmoningai nedarysite?
Jei atsakymų nėra, strategija dar per abstrakti. Dažniausios klaidos aprašytos puslapyje skaitmeninimo projektų klaidos.
Kas gali padėti?
Europos skaitmeninių inovacijų centrai (EDIH) Lietuvoje teikia skaitmeninės brandos vertinimo, mokymų ir finansavimo paieškos paslaugas MVĮ. Ekonomikos ir inovacijų ministerija nurodo tris Lietuvos centrus: EDIH Vilnius, EDIH4IAE.LT ir DI4LithuanianID EDIH (EIMIN). Jei reikia, kad strategiją rengtų ir jos įgyvendinimą prižiūrėtų patyręs vadovas, apsvarstykite CDO pagal poreikį paslaugą.
Reikia pagalbos rengiant skaitmeninimo strategiją?
Parašykite, kokio dydžio jūsų įmonė, kokie pagrindiniai tikslai ir ar strategija reikalinga finansavimo paraiškai. Atsakysime el. paštu.
Dažniausi klausimai
Kokios apimties turi būti skaitmeninimo strategija?
Mažai ar vidutinei įmonei dažniausiai užtenka 5–10 puslapių su priedais. Svarbiau, kad dokumentas būtų naudojamas, vadovybė jį peržiūrėtų kas ketvirtį, o kiekvienas projektas turėtų atsakingą asmenį ir rodiklį. Ilgas dokumentas, kurio niekas neskaito, naudos neduoda.
Kokiam laikotarpiui rengti strategiją?
Praktiška kryptį nustatyti 2–3 metams, o išsamų projektų planą rengti 12 mėnesių laikotarpiui ir atnaujinti kas ketvirtį. Technologijos, ypač DI, keičiasi sparčiai, todėl ilgalaikiai išsamūs planai greitai pasensta.
Kas turi rengti skaitmeninimo strategiją?
Atsakingas turi būti vienas žmogus: skaitmeninimo vadovas, CDO pagal poreikį ar paskirtas vadovybės narys. Tačiau strategija rengiama kartu su padalinių vadovais, nes jie žino procesų problemas. Galutinai strategiją tvirtina įmonės vadovybė.
Ar strategija reikalinga finansavimo paraiškai?
Tai priklauso nuo konkretaus kvietimo sąlygų. Net jei atskiro dokumento nereikalaujama, aiškus planas su tikslais ir rodikliais padeda pagrįsti projekto poreikį ir naudą. Konkrečius reikalavimus visada tikrinkite kvietimo dokumentuose.